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¿Qué es la licencia de actividad?

Todo lo que debes saber sobre la licencia de actividad

Licencia de Actividad

Se conoce como licencia de actividad al certificado legal que autoriza la entrada en funcionamiento de un edificio, de un establecimiento, de oficina, almacén o nave para la práctica de una actividad económica o comercial. Esta licencia se tramita ante los despachos gubernamentales locales, que según su normativa propia, establece requisitos y procedimientos para su aprobación.

En el documento final se establecen las disposiciones pertinentes para el uso del inmueble, como también la adaptación de acuerdo al tipo de labor a desarrollar en dicho espacio.

Clasificación de las licencias de actividad

De acuerdo con los niveles de riesgos en seguridad personal como en asuntos sanitarios y las posibles perturbaciones que sean causadas a los residentes como transeúntes del área, la normativa se enfoca en la clasificación de dos categorías: inocuas, en las cuales se enmarca las funciones que no generan consecuencias negativas, es decir, que no perturban el normal desarrollo de su entorno y las clasificadas, que representan
labores de impacto directo en el funcionamiento de su medio ambiente con consecuencias perjudiciales.

Actividades inocuas: En esta categoría se agrupan las iniciativas económicas que no ocasionan impactos negativos, alteraciones o afectaciones al espacio físico inmediato en el que se desarrollan. De igual manera tienen que llevar a cabo un protocolo administrativo acorde con la naturaleza y capacidades propias para que sea admitida dentro de estos parámetros. Son propias de esta categoría mayormente empresas del sector terciario (dedicadas a la distribución y comercialización de bienes y servicios) como también la pequeña industria, entre otros.

Actividades clasificadas: Estas se distinguen por los altos niveles de riesgos que representan tanto, a los individuos involucrados como a las inmediaciones, por lo que se amerita la distinción y clasificación en esta categoría. Cabe destacar que las empresas que significan estos o mayores riesgos deberán en algunos casos (de acuerdo con la normativa local) configurar un conjunto de planes para el control y evaluación permanente de estas consecuencias, como también para resarcir daños en el futuro. Son parte de este rango, frecuentemente empresas pertenecientes al sector primario y secundario de la economía, vinculadas con la industria, explotación de materias primas, como también centros nocturnos, hotelería, entre otros.

La licencia de actividad se compone de la siguiente manera

De acuerdo al origen que se corresponda con la actividad a desarrollar, sea inocua o clasificada, el personal oficial designado deberá elaborar un informe detallado o un proyecto técnico especializado pertinente con el caso. Cabe mencionar que para las licencias de actividad inocuas se fundamentarán en un informe técnico descriptivo en el que se detallen los planos del establecimiento y manuales de funciones y/o procedimientos.

Por el contrario cuando se trata de actividades calificadas se requiere de un proyecto técnico integral, oportuno y altamente específico en el que, adicionalmente se evidencien los planos y la estructura del local, se desglosen cada una de las partes del espacio físico en cuestión, donde se incluyan dimensiones, el orden interno, y estimado de densidad poblacional a ocupar, así como la documentación legal prevista en los estatutos municipales.

Es menester del personal técnico designado por la institución pública encargada de evaluar y otorgar la licencia, indistintamente de la clasificación que reciba la actividad, sea inocua o clasificada, garantizar que los solicitantes asumen a plenitud todas las normativas correspondientes emanadas desde los organismos de estado de la localidad, como por ejemplo la asignación de otras licencias pertinentes en temas de seguridad, construcción, manipulación de determinado material; o la adecuación al ritmo local de desarrollo industrial y comercial.
Excepciones de la licencia de actividad.

De acuerdo con las consideraciones propias de la naturaleza de la actividad económica o emprendimiento como también del marco jurídico de la municipalidad, se pueden considerar ciertos casos para la excepción de la licencia.

Se pueden considerar para la excepción iniciativas que no estén vinculadas directamente con la atención del público, donde no vaya a ser intervenido o alterado ningún espacio físico tanto dentro como fuera del área propia de la empresa, como también donde no se perjudique el normal desarrollo de las actividades de la población vecina.
Obviamente es de resaltar que para ser considerada la excepción no debe presentar ningún riesgo en materia de salubridad, seguridad personal y colectiva; a su vez el área ocupada no debe superar un máximo de 300m2. Cuando se cumple con estas características y se considera la excepción, es posible sustituir la licencia por otro trámite menor de responsabilidad social y/o civil.

¿Cuándo es necesaria la intervención del espacio físico?

Durante el proceso de evaluación, el perito encargado de realizar las valoraciones de rigor para la aprobación de la licencia, establecerá la necesidad de adecuar o no el local, esto según las características actuales de la estructura y su relación con la actividad económica propuesta. En caso de que sea deficiente según lo establecido, se le harán las recomendaciones de adecuación al solicitante, para lo cual dispondrá de un tiempo determinado, con la finalidad de que pueda acceder a la licencia. Esta adecuación representaría una inversión adicional por parte del interesado, por lo que se aconseja indagar oportunamente sobre los requerimientos administrativos y legales, según sea el caso, para llevar adelante el emprendimiento.

La labor del especialista evaluador es asesorar eficazmente sobre las exigencias de rigor establecidas en la ley y para esta tarea está facultado profesionalmente, por lo que atender a sus planteamientos resulta de provecho para hacer las enmiendas propicias y oportunas.

En definitiva podemos concluir que las intervenciones o modificaciones del espacio físico se realizarán sólo de ser necesaria para la adecuación en correspondencia con la actividad económica cuando así se evidencie en la evaluación pertinente.

El costo de la licencia de actividad

Según su categoría o clase la licencia de actividad varía en su costo, debido a que las actividades inocuas se sustentan principalmente en un informe básico realizado por el ente competente no debería representar mayor inversión económica, sin embargo ya la realización de los proyectos técnicos a profundidad que ameritan las actividades clasificadas representan un costo superior, debido a las implicaciones técnicas (por ejemplo la realización de estudios, evaluaciones estructurales, cálculos, entre otros) como también de inversión de tiempo aumenta su valor. A esto se le suman los distintos aranceles que establezcan las autoridades municipales.

Temporalidad y vigencia de la licencia de actividad

Luego de ser otorgada la licencia de actividad a una empresa, ésta goza de vigencia permanente para usufructuar los derechos legales correspondientes. Sin embargo será responsabilidad del establecimiento mantener actualizado el documento y notificar al ente rector local en materia sobre la realización de alguna modificación o renovación al concepto de empresa presentado originalmente. En caso de que sea alterada las consideraciones básicas del documento, deberá iniciar un nuevo proceso.

¿Cuándo se solicita una licencia de actividad?

La licencia de actividad es necesaria.

La licencia de actividad se hace elemental a la hora de concebir una iniciativa o emprendimiento económico que, según la legislación de la municipalidad donde se vaya a llevar a cabo, esté catalogada dentro del rango de riesgo de la seguridad de los ciudadanos y/o el entorno.

La obtención de esta autorización facultará a su dueño para desarrollar su empresa en cierto espacio geográfico en el cual se presenten los requerimientos establecidos en la normativa, como a su vez los requerimientos propios de la empresa.

Por ende, al momento de la inspección realizada por el personal evaluador en los espacios del local en el cual se ejecutará la actividad económica, se detallará las particularidades de este, como también las adaptaciones que tendrían que ejecutarse en caso de ser necesario para posibilitar su utilización.

¿Cuándo solicitar la licencia de actividad?

El inicio de los trámites, que van desde las gestiones para la solicitud de inspección por el personal técnico evaluador, hasta la resolución oficial sobre la aprobación de la licencia por el ente rector en materia, deben iniciar previamente a la entrada en funcionamiento de la actividad económica.

Ciertamente, en ocasiones estos procedimientos administrativos realizados por la municipalidad pueden demorar aproximadamente hasta un año, lo que no resulta muy factible o práctico; por esta razón, de acuerdo con las posibilidades que brinda la ley en cada territorio, hay regiones en la cuales aún sin la licencia formal, se le permite a la empresa iniciar con sus actividades económicas siempre y cuando asuma un compromiso de responsabilidad con la municipalidad sobre los riesgos que implica, sobre entendiendo que está en condiciones de cumplir con los requerimientos.

Sin embargo, esta autorización provisional no le indulta posibles sanciones en caso de quebrantar la normativa correspondiente según el área económica ejecutada.

La documentación y requisitos a que presentar para la solicitud

El expediente que se debe consignar ante las autoridades para la aprobación de la licencia cambia según la naturaleza de la actividad económica, es decir, de acuerdo con el tipo de actividad, sea inocua o clasificada.

En el caso de que sea actividades inocuas, se debe proceder al llenado de los formularios ordinarios de solicitud previstos en la municipalidad, como también la consignación de toda la información referida a planos, estructura y distribución espacial del establecimiento en el cual se llevará a cabo la actividad económica.

Es indispensable consignar en este expediente los documentos de propiedad o el contrato que certifique la disposición legal del propietario del local para la actividad (alquiler, cesión u otro); también será necesarios consignar documentos de la empresa, de identificación del propietario como certificaciones de pago de aranceles.

En el caso de que la solicitud se suscriba a actividades calificadas se debe consignar adicionalmente el proyecto técnico de rigor, elaborado por personal calificado y autorizado, como también de ser necesario un documento certificado en el cual los habitantes de la zona expresan su aprobación a la concreción de dicha actividad.

Diferenciación entre actividades inocuas o clasificadas

En el marco legal se distinguen a las actividades económicas en dos categorías: inocuas y calificadas.

Las inocuas, son actividades económicas que no incurren en agravios o alteraciones de modo alguno, tanto a individuos como al entorno, Por el contrario, las actividades consideradas como calificadas se corresponden con las que sí generan alteraciones o afectaciones directas al medio ambiente o comunidades aledañas.

Aún con estas aclaratorias, es frecuente no identificar a primera vista la categoría en que se debe ubicar la actividad económica que se pretende desarrollar; considerando también que la clasificación de los grupos depende de la consideración particular de cada ente competente en su región inmediata. Por lo que es recomendable asesorarse adecuadamente antes de iniciar con los respectivos trámites de solicitud de la licencia. Se puede verificar el registro de actividades y su categoría de la municipalidad, para así ubicar y definir el trámite a realizar.

A su vez, se puede acudir al ente competente en la materia para que se nos proporcione la asesoría requerida, incluso con la participación directa del funcionario evaluador, que como personal técnico calificado puede brindarnos toda la información necesaria, ya que es su dominio y área profesional el manejo de la legislación respectiva y su aplicación.

¿Es lo mismo licencia de actividad y declaración responsable?

Considerando la naturaleza de la empresa y su propósito económico se puede optar a uno u otro documento para dar inicio al ejercicio comercial propuesto.

Con el objetivo de acelerar el ritmo económico de las ciudades, distintos gobiernos locales han creado la forma de la declaración responsable, para ser utilizada por la licencia de actividad cuando ciertas condiciones estipuladas sean aplicables. Esta figura legal se emplea comúnmente en comercios y oficinas de menor envergadura que se desarrollan en espacios que no alcanzan los 300 metros cuadrados. La declaración responsable será viable si y solo si, estos emprendimientos no sean considerados potenciales actividades calificadas.

Proceso de renovación de la licencia de actividad.

Este certificado es atemporal, es decir que no tiene fecha de vencimiento, sin embargo al modificar la estructura del establecimiento o la razón económica practicada inmediatamente se debe iniciar un nuevo proceso.

Por el contrario, la licencia de actividad no sufre perturbaciones en caso de que exista un cambio de propietario del establecimiento o empresa. En el mayor de los casos, se gestiona mínimamente con una declaración de responsabilidad del nuevo titular.

¿Cómo conseguir la licencia de actividad?

La licencia de actividad la obtendrás si cumples con los siguientes requisitos

Pasos para conseguir una licencia de actividad

A la hora de procurar la licencia de actividad para iniciar un emprendimiento económico determinado en cualquier área, el dueño deberá solicitar a un personal técnico facultado la elaboración de un completo proyecto o informe según sea el caso de la empresa.
El evaluador designado, deberá ejecutar un conjunto de cálculos y mediciones para valorar la idoneidad del establecimiento para la ejecución de los propósitos planteados. Esta valoración se realiza en el propio local y abarca en todas las áreas.

Siendo los resultados no acordes con lo requerido por la normativa correspondiente, será el dueño quien debe enmendar las insuficiencias presentadas, esta corrección se realiza antes de dar apertura a la empresa. Es posible que las labores de modificación sean llevadas a cabo por el mismo técnico evaluador que realiza las diligencias para la licencia, ya que en su condición de experto en la materia está facultado para ejecutarlas y cumplir cabalmente con la normativa.

Al momento en que el establecimiento se encuentra en regla respecto a las condiciones requeridas para la naturaleza de la actividad económica a practicar, el perito o evaluador proporcionará el respectivo informe con los resultados técnicos o informe (según sea el caso) que se debe introducir para el trámite legal en el ente correspondiente en el municipio, con la aprobación de rigor de los colegios profesionales según su profesión.

Adicionalmente deberá consignar otros documentos elementales certifiquen la identidad del propietario y de su posesión del espacio físico evaluado como también los avales de la cancelación de los aranceles adecuados.

La responsabilidad de adecuación

Es menester del propietario de la empresa, en caso que ésta vaya a hacer vida en un establecimiento en alquiler, definir claramente quien asume los costos de adecuación y mejoras del establecimiento en cuestión. Ya que los organismos encargados siempre solicitarán la licencia al dueño del negocio, indistintamente de quien posea la titularidad del local.

La licencia de actividad puede ser realizada por:

Es de común aceptación que la realización de licencias de actividad son conferidas a personal profesional calificados en arquitectura, arquitectos técnicos, ingenieros civiles, técnicos ingenieros, ingenieros industriales. Sin embargo, en casos muy particulares, según las características del establecimiento o la naturaleza de la actividad económica a desarrollar, se puede considerar que esta atribución sea asignada a otras titulaciones similares

Duración del trámite de aprobación de la licencia de actividad.

El protocolo no especifica una temporalidad precisa para el procedimiento de aprobación de la licencia, sin embargo, por lo general se trata de un periodo comprendido entre dos meses y un año según las exigencias de cada ente receptor de la solicitud y el momento en que se realiza.

En función de dinamizar los mecanismos, la legislación ha creado la figura de declaración responsable con el fin de permitir a las empresas iniciar sus actividades económicas mientras se continúa con el respectivo trámite de la licencia.

Es importante resaltar que la asignación de la declaración responsable no incide en la obtención futura de la licencia de actividad. Por el contrario cualquier falta en la documentación o compromisos adquiridos pueden ser sancionables.

Costos de la licencia de actividad

Las licencias no poseen un precio fijo ni permanente, sino que se considera de acuerdo a las características particulares de cada solicitud, al tipo de procedimiento a realizar y también a la envergadura de la empresa, sumado a los aranceles estimados para cada caso en la municipalidad.

Considerando que sólo se tome en cuenta el tipo de actividad y los aranceles respectivos, podríamos calcular que el costo integral de la licencia de actividad estaría entre los 1.500€ o 2.000€ para las actividades inocuas y de 4.000€ en adelante para las actividades clasificadas.

Sobre la renovación de una licencia de actividad.

Luego de otorgada la licencia a una empresa específica con su establecimiento y razón económica precisa, no ha de ameritar validaciones posteriores, a menos que apliquen alguna de estas consideraciones: 1.- Que el establecimiento sufra modificaciones de alta envergadura. 2.- Que la empresa se mude a otro local para el desarrollo de sus actividades y; 3.- Que cambie la actividad económica que ejerce la empresa. Sólo en estas circunstancias será necesario revalidad la licencia de actividad.

Otra consideración especial es que la empresa cambie de propietario, sin embargo de mantenerse en la misma razón económica, el mismo establecimiento sin mayores modificaciones, se podrá realizar una declaración de responsabilidad para continuar en pleno ejercicio.

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